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Processamento de dados pessoais no contexto de um pedido de inscrição nos registros consulares da população

1. DEFINIÇÕES:

"Dados pessoais": todas as informações sobre uma pessoa física identificada ou identificável. Uma pessoa fisica identificável é definida como uma pessoa física que pode ser identificada direta ou indiretamente, em particular por meio de um identificador, como nome, número de identificação, dados de localização, identificador on-line ou um ou mais elementos característicos do corpo físico, identidade fisiológica, genética, psicológica, econômica, cultural ou social dessa pessoa natural.

"Processamento":  operação ou um conjunto de operações que envolvem dados pessoais ou um conjunto de dados pessoais, realizados ou não através de processos automatizados, como coleta, gravação, organização, estruturação, armazenamento, atualização ou alteração, recuperação, consultoria, uso , fornecendo por meio de transmissão, distribuição ou de qualquer outra forma, disponibilizando, alinhando ou combinando, protegendo, excluindo ou destruindo dados.

"Responsável pelo processamento": pessoa física ou jurídica, uma autoridade pública, um serviço ou outro órgão que determina, individual ou coletivamente a finalidade e os meios para o processamento de dados pessoais.

"Processador": pessoa física ou jurídica, uma autoridade pública, um serviço ou outro organismo que processa dados pessoais para o responsável pelo tratamento.

"Destinatário": pessoa física ou jurídica, uma autoridade pública, um serviço ou outro organismo, terceiro ou não, a quem os dados pessoais são fornecidos.

"Terceiro": pessoa física ou jurídica, uma autoridade pública, um serviço ou outro organismo que não seja o titular dos dados, nem o responsável pelo processamento, nem o processador, nem as pessoas autorizadas sob a autoridade direta do responsável pelo processamento ou processador a processar dados pessoais.

"Regulamento geral de proteção de dados" (RGPD): Regulamento da UE 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à distribuição gratuita desses dados. Abreviação: AVG ou GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados)

 
2. RESPONSÁVEL PELO PROCESSAMENTO:

A pessoa responsável pelo processamento de dados pessoais no contexto de um pedido de inscrição nos registros consulares da população nos postos consulares belgas no exterior é:

O Ministro de Relações Estrangeiras, representado pelo Diretor Geral de Assuntos Consulares.

Relações Estrangeiras do Serviço Público Federal
Direção Geral de Assuntos Consulares
Karmelietenstraat 15
1000 Bruxelas
Bélgica

 
3. RESPONSÁVEL PELA PROTEÇÃO DE DADOS ("DPO" - Data Protection Officer):

Tarefas do "DPO":

O "DPO" pode ser contatado pelas pessoas envolvidas cujos dados estão sendo processados ​​pelos Negócios Estrangeiros no contexto de um pedido de inscrição nos registros consulares da população, em todos os assuntos relacionados ao processamento de seus dados e, em particular:

  • os objetivos do processamento de dados;
  • a base jurídica do processamento;
  • as categorias de dados pessoais processados;
  • as categorias de destinatários de dados pessoais;
  • a eventual transferência de dados a caráter pessoal para países terceiros e a existência de salvaguardas adequadas.
  • o período de armazenamento de dados pessoais;
  • se existe processamento automatizado de dados;
  •  o direito de solicitar retificações;
  • o direito de solicitar a exclusão de dados e a limitação de seu processamento;
  • o direito de se opor ao processamento.

Detalhes de contato do "DPO":

Você pode entrar em contato com o "DPO" da Direção Geral de Assuntos Consulares:

via formulário da web

via correspondência:

Relações Estrangeiras do Serviço Público Federal
Direção Geral de Assuntos Consulares
À atenção do responsável pela proteção de dados
Karmelietenstraat 15
1000 Bruxelas
Bélgica

 
4. DADOS PESSOAIS COLETADOS:

A Direção-Geral dos Assuntos Consulares compromete-se a processar apenas os dados pessoais adequados, relevantes e não excessivos em relação aos fins para os quais foram recolhidos (ver ponto 5 abaixo), e a não continuar a utilizá-los de forma incompatível para esses fins.

Além dos dados pessoais que são coletados diretamente de você, a Direção Geral dos Assuntos Consulares também coleta dados pessoais sobre você através de outras autoridades. Tendo em conta o pedido de inscrição apresentado, podem estar envolvidas as seguintes categorias de dados [1]:

  1. Dados de identificação: dados de identificação pessoal (nome, cargo, endereço, endereços antigos, número de telefone, endereços de e-mail, etc.), dados de identificação, emitidos pelos serviços públicos, com exceção do número do Registro Nacional (número da carteira de identidade, do passaporte, etc.), dados de identificação biométrica (fotografias).
  2. Características pessoais: dados de identificação pessoais (idade, sexo, data de nascimento, local de nascimento, estado civil, nacionalidade, etc.); situação de imigração (detalhes do visto, permissão de trabalho, direito de estadia no exterior).
  3. Composição de agregação: casamento ou outra forma atual de coabitação (nome do(a) esposo(a) ou do(a) parceiro(a), nome de solteiro, data do casamento, data do contrato de vida conjugal, número de filhos, etc.), histórico conjugal (detalhes sobre os casamentos ou uniões anteriores, divórcios, separações, nome dos parceiros anteriores, etc.); detalhes sobre outros membros da família ou de agregação (filhos, dependentes, outros membros de agregação, pais e ascendentes); etc.
  4. Características da moradia: endereço da moradia, tipo de residência, dados de localização.
  5. Profissão e emprego: emprego atual, dados do empregador.
  6. Número do Registro nacional/ Número de identificação da segurança social

 
5. OBJETIVOS DO PROCESSAMENTO

De acordo com o Artigo 6 do “GDPR”, a Direção-Geral de Assuntos Consulares coleta e utiliza unicamente os dados a caráter pessoal necessários:

  • a respeito de uma obrigação legal
  • para a execução de uma tarefa de interesse público ou relacionada ao exercício da autoridade pública
  • sob a base do seu consentimento sobre os processamentos que são propostos além das nossas missões legais (como a inscrição no aplicativo Travellers online colocado à disposição pelo Centro de Crise das Relações Estrangeiras).

Em casos particulares, a Direção Geral de Assuntos Consulares pode tratar seus dados de caráter pessoal a fim de proteger você unicamente em situações de urgência ou catástrofes excepcionais que podem ocasionar a morte.

 
6. DESTINATÁRIOS DOS DADOS:

Os dados pessoais coletados e processados ​​pela Direção Geral de Assuntos Consulares (ou pelo menos alguns desses dados) podem, notadamente, ser comunicados às seguintes categorias de destinatários:

  1. A pessoa concernida, seus representantes legais.
  2. Os consultores profissionais (por exemplo, advogados) da pessoa em causa ou dos seus representantes legais.
  3. Os postos diplomáticos e consulares no exterior.
  4. As administrações e instituições públicas e privadas no quadro das tarefas de interesse geral conformemente à legislação.
  5. Certas profissões regulamentadas, autorizadas a obter dados pessoais, como os advogados, os notários, os oficiais de justiça no contexto de um procedimento judicial.

 
7. PERÍODO DE ARMAZENAMENTO DOS DADOS:

Enquanto autoridade federal, a Direção Geral de Assuntos Consulares está submetida à lei relativa aos arquivos de 24 de junho de 1955 (modificada pela lei de 19 de maio de 2009) e não pode destruir livremente os documentos que estão em sua posse. Uma vez que os documentos de uma admnistração pública não têm mais utilidade administrativa e/ou jurídica, eles podem entretanto, ser de interesse histórico, científico ou estatístico. Eles são então transferidos aos Arquivos do Estado.

Em função da fonte e de quadros legais específicos, as durações de conservação podem ser alteradas.

 
8. PROCEDIMENTO PARA SOLICITAR UMA CÓPIA DO ARQUIVO ADMINISTRATIVO

Você pode solicitar uma cópia do seu arquivo administrativo, gerenciado pela Direção-Geral dos Assuntos Consulares, no âmbito da lei de 11.04.1994 sobre administração pública. Você deve endereçar seu pedido para:

Relações Estrangeiras do Serviço Público Federal
Direcção Geral dos Assuntos Consulares
Departamento de Assuntos Visa (C4)
Karmelietenstraat 15
1000 Bruxelas
Bélgica

 
9. DIREITO DE ACESSO, RETIFICAÇÃO, APOIO E LIMITAÇÃO DE PROCESSAMENTO:

A. Direito de acesso

Você tem o direito de obter a confirmação que os seus dados de caráter pessoal são tratados pela Direção Geral de Assuntos Consulares e, em caso afirmativo, você pode obter acesso a:

  • os objetivos do processamento de dados;
  • a base jurídica do processamento;
  • as categorias de dados pessoais processados;
  • as categorias de destinatários de dados pessoais;
  • a eventual transferência de dados a caráter pessoal para países terceiros e a existência de salvaguardas adequadas.
  • o período de armazenamento de dados pessoais;
  • se existe processamento automatizado de dados;

Você pode encaminhar  perguntas ao "DPO" da Direção Geral de Assuntos Consulares (ver 3. O Responsável pela Proteção de Dados). Será solicitado que você comprove sua identidade.

 
B. Direito à retificação:

Você tem o direito de solicitar a retificação de dados pessoais incorretos ou de completar dados pessoais incompletos.

Se você constatar que a Direção Geral de Assuntos Consulares processou dados pessoais incorretos ou incompletos, solicitamos que você entre em contato primeiramente com o posto consular de carreira no qual você está inscrito para pedir a retificação dos dados incorretos ou completar dados incompletos.

É possível que o posto consular de carreira que gerencia o seu arquivo solicite informações ou evidências adicionais para sustentar o seu pedido.

Se você tiver outras dúvidas após entrar em contato com os serviços competentes, entre em contato com o "DPO" (consulte o item 3. O responsável pela proteção de dados). Será solicitado que você comprove a sua identidade.

 
C. Direito de apagar:

Uma vez que o processamento dos seus dados pessoais é necessário para a execução de uma tarefa no exercício da autoridade pública atribuída à Direção-Geral dos Assuntos Consulares, você não tem o direito de solicitar o apagamento dos seus dados pessoais.

Se você tiver alguma dúvida sobre o direito de apagar, entre em contato com o "DPO" (consulte 3. O responsável pela proteção de dados). Será solicitado que você comprove a sua identidade.

 
D. Direito à restrição:

Como o processamento de seus dados pessoais é necessário para a execução de uma tarefa no exercício da autoridade pública designada para a Direção-Geral de Assuntos Consulares, você não tem o direito de solicitar o processamento limitado de seus dados pessoais.

Se você tiver alguma dúvida sobre o direito de restrição, entre em contato com o "DPO" (consulte 3. O responsável pela proteção de dados). Será solicitado que você comprove a sua identidade.

 
E. Direito à transferibilidade:

Como a Direção Geral de Assuntos Consulares não processa seus dados pessoais com base na execução de um contrato, o direito à transferibilidade não se aplica. Como resultado, você não tem o direito de receber seus dados pessoais da Direção Geral de Assuntos Consulares de forma estruturada, comumente usada e legível por máquina, com a finalidade de transferi-los para outro responsável pelo processamento.

Se você tiver alguma dúvida sobre o direito à portabilidade de dados, entre em contato com o "DPO" (consulte 3. O Responsável pela proteção de dados). Será solicitado que você comprove a sua identidade.

 
F. Direito de objeção:

Você pode se opor ao processamento de dados pessoais, desde que o processamento não invoque a necessidade de executar uma tarefa de interesse público ou uma tarefa no contexto do exercício da autoridade pública.

No entanto, a Direção-Geral de Assuntos Consulares pode se opor a isso, se houver motivos legítimos convincentes para o processamento que superem seus interesses, direitos e liberdades ou para o estabelecimento, exercício ou defesa de reivindicações legais.

Se você se opuser ao processamento de dados pessoais gerenciados pela Direção Geral de Assuntos Consulares, solicitamos que você entre em contato primeiro com o "DPO" (consulte 3. O Responsável pela proteção de dados). Será solicitado que você comprove a sua identidade.

 
10. PERÍODOS DE RESPOSTA E RESPOSTA:

Se você requisitar o direito de acesso, o direito de retificação, o direito de apagar, o direito de restrição ou o direito de se opor, você receberá informações sobre as ações tomadas em sua solicitação dentro de um mês após o recebimento da solicitação. Esse prazo pode ser estendido por mais dois meses, dependendo da complexidade da sua solicitação ou do número de solicitações pendentes. Você será notificado sobre a extensão do período de resposta.

Se o seu pedido não for seguido, você receberá uma mensagem informando os motivos, no máximo um mês após o recebimento do seu pedido. Você tem a opção de registrar uma reclamação junto à autoridade supervisora ​​e interpor recurso ao tribunal.

 
11. APRESENTANDO UMA QUEIXA À AUTORIDADE NACIONAL DE SUPERVISÃO:

Se você acredita que a Direção-Geral de Assuntos Consulares não processa seus dados pessoais em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados de 27 de abril de 2016, você pode registrar uma reclamação junto à Autoridade de Proteção de Dados.

Mais informações podem ser encontradas no site da Autoridade: https://www.gegevenseschermingsautoriteit.be

Autoridade de proteção de dados
Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelas

Contato: contact@apd-gba.be
Telefone : +32 2 274 48 00